Приветствие


Проект WebToolGallery представляет собой галерею доступных инструментов для любого человека, который ведет свои блог в сети Интернет. Мы предоставляем, как интересные обзоры шаблонов для Blogger.com и Вордпресс, как и практические советы для любителей Интернет творчества.

суббота, 25 мая 2013 г.

Основы для внедрения электронного документооборота в компании

Внедрение систем электронного документооборота это важный шаг для любого учреждения, рабочие процессы которого связанные с обработкой документов. Однако этот процесс сопровождается рядом технических и организационных особенностей, которые необходимо решать. Необходимо учесть специфику деятельности учреждения.

К организационным мероприятиям внедрения электронного документооборота в научном учреждении относятся:

- Анализ и определение существенных данных для каждого документа, циркулирующей в научном учреждении;

- Определение путей осуществления документов в системе документооборота организации научного учреждения;

- Разработка нормативной документации на уровне учреждения, по внедрению и функционированию системы электронного документооборота;

- Назначение ответственного лица (или группы лиц) за администрирование и связь с пользователями системы электронного документооборота;

- Проведение тренингов и семинаров по обучению персонала пользованию системой электронного документооборота.

Первым этапом внедрения системы электронного документооборота в учреждении является анализ и определение существенных данных для каждого из документов, циркулирующих в научном учреждении. Для каждого документа определяются обязательные данные, которые также могут быть общими для нескольких типов документов. Формируются шаблоны документов и рабочие процессы, которые необходимо выполнить с этими документами. Все это будет формировать информационную модель данных системы.

Вторым этапом производства системы электронного документооборота в научном учреждении выступает пробное внедрение в одну из структурных единиц учреждения. Это поможет выявить проблемы с организацией внедрения, недостатки разработанной информационной модели данных и ошибки самой системы. Ведь разработать идеальную информационную модель данных на начальном этапе внедрения невозможно, ошибки в ней обнаруживаются уже на практике.

Третьим этапом внедрения является проведение тренингов и семинаров по обучению персонала научного учреждения владению системой электронного документооборота. Важнейший этап внедрения системы электронного документооборота.

Четвертым этапом внедрения системы электронного документооборота в научном учреждении является создание нормативной базы на уровне научного учреждения, по внедрению и функционированию системы электронного документооборота. Разрабатывается проект распоряжения по научному учреждению о внедрении.

В нем определяются ключевые этапы внедрения системы. Среди них:

- Назначаются ответственные лица, занимающиеся администрированием системы и связи с пользователями;

- Инструкции к выполнению ответственным лицам, по внедрению системы;

- Распоряжение до проведения консультативных семинаров для сотрудников научного учреждения;

- И обязательства сотрудников посещать эти семинары.

Пятым и заключительным этапом внедрения системы электронного документооборота в научном учреждении есть собственное начало работы с документами в ней. Сотрудники, пройдя обучение на семинарах, начинают работу во внедренной системе. При возникновении трудностей в работе с системой им помогают ответственные лица по связи с пользователями.

Информация об авторе не найдена.

Комментариев нет:

Отправить комментарий